参加予約と当日までの流れについてご説明します。
まずとよジムのおける活動の定義は以下のようになっております。
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本サークルでは、開催日発表から、開催まで2か月~1か月半ほど取るようにしています。
●GM予約
 開催日が発表されたら、GM募集を先に行います。
 GMは参加予約フォームでまず参加予約をし
 その後専用フォームから、必要な情報を入力していただきます。
 ジムトレーナーがこの情報をチェックしてGMエントリーシートに転記し、
 参加されるGMさんに再確認した上で公式ブログに公開します。
 ※2019年11月の体験会より、GM予約者は2つのフォームに予約していただきます。

 ボードゲームの場合は、専用フォームにゲームタイトルと
 内容のレビューを書いていただくと、公式ブログで公開します。

●プレイヤー予約
 GM応募をと並行して、プレイヤーの応募をします。
 GM応募者+プレイヤー応募者が会場の収容人数を超えた場合
 プレイヤー先着順となりますので、ご注意ください。
 また、GMのエントリー数によってはプレイヤー応募の枠を
 減らす場合もあります。
 また、プレイヤー応募後にGM応募に変更することもできます。
 その際は、GMエントリーシートは自分でお書きいただき、
 見える場所に張り出す形になりますので、ご注意ください。

●予約告知
 開催日3日ほど前に、GMとプレイヤーの メールアドレスに
 予約告知メールが送られます。
 この際、当日都合の悪い場合キャンセルメールをお送りください。
 ツイッターで、空いた席の募集を行う場合がございます。

●参加費について
 豊田市で行われる「TRPG体験コンベンション」については、
 登録する「豊田市青少年センター」の規約に基づき、
 参加費無料としております。
 豊田市で行なわれる場合でも、
 会員/ジムトレーナーの獲得を目的にしない場合、
 また豊田市外で行われるコンベンションに関しては
 参加費を徴収します。
 詳しくは各会の案内をご確認ください。
  
●卓分け方法
 ゲーム当日に卓分けする方法を取ります。
 GM予約締切日まで申し込みいただいたGMさんのエントリーシートは
 パンフレットに記載します。
 締め切り日以降の、プレイヤー予約からGM申し込みをされた方は
 見える場所にGMエントリーシートを張り出します。
 また、開会式後にGMごとに、今日のシナリオやシステムについて
 紹介していただきます。

 プレイヤーの方はそれらの資料を鑑みて、
 専用の申し込み用紙に3つまで
 プレイヤー名、やりたいシステムとGM名を書き込み、
 スタッフに提出していただきます。

 最後はスタッフが、できるだけ全員の希望が叶うように
 卓分けいたします。

●名札をつける
 来場時に、自己紹介のため名札をつけるようにしています。
 会場内でのみ体の見える場所(胸など)につけておいてください。
 この名前はハンドルネームなどで結構です。
 卓決定の際にお名前がわからないとお呼びできませんので
 必ずつけてください。

●当日の流れ
 9:45 開場
 10:00 開会あいさつ 諸注意 
     各GMのプレゼン(各GM様2分まで)
 10:20~ 卓分け
 10:40 ~ ゲーム開始
  (昼食・休憩は随時)
   最大プレイ時間は6時間余りとなります。
 16:00 ゲーム終了 閉会あいさつ
   以下、終了していない卓の延長時間となります。
 16:30 後片づけ開始
 17:00 完全撤収
2019年12月より 終了時間を早めております。ご了承ください。